Best Case Messe Düsseldorf

Neue Wege - Neuer Mindset - New Work

Als eine der weltweit erfolgreichsten Messegesellschaften richtet die Messe Düsseldorf jährlich rund 40 Fachmessen in Düsseldorf sowie 75 Veranstaltungen im Ausland aus. Anfang 2020 kam der Messebetrieb zu einem radikalen Stopp – verursacht durch die Corona-Pandemie und den ersten Lockdown. Alle Veranstaltungen mussten verschoben oder gänzlich abgesagt werden und die Mitarbeitenden arbeiteten von heute auf morgen zu großen Teilen im Homeoffice. Schnell war klar: Auch in Sachen Zusammenarbeit, Projektmanagement und Teamgefüge musste sich nun etwas ändern. Im Gespräch mit unserem NWX22-Sponsor Asana berichten Dirk Zschommler, Projektmanager Organisation bei der Messe Düsseldorf, und Lisa Föll vom Asana Marketing, wieso die Wahl des richtigen Tools entscheidend war und welche Rolle New Work bei der Weiterentwicklung einer gesunden Teamkultur auf Distanz gespielt hat.

Die pandemiebedingten Einschränkungen und der Umzug ins Homeoffice haben den Einzug eines neuen Projektmanagement Tools stark erleichtert und beschleunigt. Die Anforderungen waren klar: Es brauchte ein Tool, das komplexe Prozesse vereinfacht und im turbulenten Messealltag die nötige Struktur bietet. Zudem sollte den Mitarbeitenden – neben regelmäßigen virtuellen Team- und Projektbesprechungen – die Möglichkeit geboten werden, Transparenz und Nähe ihrer Zusammenarbeit beizubehalten, die sie aus dem Büro kannten. Da das Unternehmen seinen Mitarbeitenden bereits zuvor die Arbeit mit dem Work Management Tool Asana ermöglicht hatte, war die Entscheidung einfach. 

Allerdings arbeiteten vor der Corona-Pandemie nur einzelne Teams und Mitarbeitende mit Asana. Dass das Tool nun breiter ausgerollt wurde, war am Anfang für viele nicht leicht – gekoppelt mit den zahlreichen weiteren Umstellungen im Berufs- und Privatleben, die die Pandemie vor allem auch in den ersten Wochen mit sich brachte. Da versteht es sich von selbst, dass viele Mitarbeitenden ihre vertraute Arbeitsweise zunächst wie gewohnt fortsetzen wollten. Auch konnten sich viele am Anfang nicht vorstellen, dass ein Kollaborations-Tool ihnen die Arbeit tatsächlich erleichtern würde. “Um sich vom Gegenteil zu überzeugen, ist es am besten, man lehnt sich erst einmal zurück, atmet tief durch und macht sich dann zügig und intensiv mit den Funktionen vertraut,” schildert Dirk Zschommler seine persönlichen Erfahrungen – aber auch die einiger Kolleginnen und Kollegen. 

Viele Mitarbeitende der Messe Düsseldorf durchliefen sichtbar die 7-Phasen der Change-Management-Theorie: Auf Ablehnung und Widerstand zu Beginn folgten mit der Zeit Akzeptanz, Einsicht bis hin zu Integration in den Alltag. Von Anfang an sollte die Einführung von Asana bei der Messe Düsseldorf schrittweise geschehen. Zunächst wurde es lediglich von zwei bis drei kleinen Teams als Speerspitze des Roll-outs genutzt. Sie probierten die Funktionalitäten aus, arbeiteten sich ein, lernten das Tool kennen, und sie entpuppten sich schnell als interne Multiplikatoren für eine neue Arbeitsweise. Mittlerweile arbeiten 75 % der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit dem Work-Management-Tool. 

Jessica Schmidt arbeitet in dem Team, das für die Messe „ProWein“ zuständig ist. Auch sie begriff schnell, dass sie ihr Mindset ändern muss: Wie funktioniert das Tool? Was genau sind Teams, Projekte und Aufgaben? Was ist zu wenig? Was ist zu viel des Guten? “Das kostet zunächst etwas Zeit und vielleicht auch ein paar Nerven, aber als mein Knoten dann einmal gelöst war, folgten der Spaß und das Verständnis von ganz alleine.“ Und das half auch im Team. 

Die Zauberformel: Effizienz UND Menschliches

Allen war klar: Ein persönliches Meeting ist nicht ersetzbar. Doch Asana half dabei, dass die Arbeit reibungslos weiterlaufen und das Teamgefühl auf Distanz trotzdem beibehalten werden konnte. Transparenz, Austausch und Miteinander stehen im Vordergrund. Projektmeetings wurden regelmäßig über Video-Konferenzen abgehalten, zu denen beliebig viele Personen eingeladen werden können. Aufgaben, Anforderungen und auch Dokumente wurden im Tool genau aufgelistet und abgelegt, und sind für alle Beteiligten einsehbar. Projektverantwortliche können sich jederzeit ein genaues Bild über den Projektstand machen, Rückmeldungen und Fragen können in Echtzeit geklärt werden. 

Das Asana Team weiß gut Bescheid, was gerade bei Kolleginnen und Kollegen los ist. Lisa Föll vom Asana Marketing hat die Erfahrung gemacht, dass alle Kommentare und Vorgänge im Tool Transparenz und damit einen guten Austausch schaffen. Kollegen nutzen Emojis und Kolleginnen heben den virtuellen Daumen, wenn ein Projekt abgeschlossen oder ein neuer Meilenstein erreicht ist. Das signalisiert Offenheit und Verbindlichkeit. Natürlich ist das eine künstliche Kommunikation – dennoch bleiben Mitarbeitende in Kontakt und jedem wird sichtbar Anerkennung gezollt. 

Step by Step zu New Work

Homeoffice, Flexibilisierung der Arbeitszeiten und die Nutzung des Kollaborations-Tools Asana waren auch in der Vergangenheit schon Themen bei der Messe Düsseldorf – durch die Corona Pandemie wurden diese Themen aber katalysiert und haben nun einen anderen Stellenwert erhalten. So hat das Unternehmen inzwischen mobiles Arbeiten eingeführt. Dadurch wird es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihren Arbeitsort innerhalb Deutschlands sowie ihre Arbeitszeit freier zu wählen – natürlich immer unter gewissen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen. Manche davon werden von dem Unternehmen vorgegeben, andere können flexibel zwischen Vorgesetzten und Teammitgliedern festgelegt werden. Auch die Möglichkeit an einer Anzahl von Tagen in anderen Ländern der EU zu arbeiten, wird in Kürze möglich sein. 

Dirk Zschommler findet: “New Work ist für mich ein Mindset, dass jede Person selbst verinnerlichen muss. Durch die Organisation müssen die entsprechenden Infrastrukturen auf den Weg gebracht werden.” 

New Work: Aus der Praxis rein ins Tool

Diese Infrastruktur besteht im Unternehmen Asana bereits. „Asana gibt als Arbeitgeber weder Arbeitszeiten noch Präsenzzeiten vor. Ich kann absolut selbstbestimmt meine Arbeit erledigen,“ sagt Lisa Föll aus dem Asana Marketing. „Ich bin keine Frühaufsteherin und arbeite am produktivsten am Nachmittag. Und auch Modelle wie der “No-Meeting-Wednesday” etwa sind eine große Bereicherung. Für Asana-Mitarbeiter finden mittwochs einfach keine Meetings statt. So kann dieser Tag genutzt werden, um sich zum Beispiel intensiv in ein bestimmtes Thema einzuarbeiten und das ganz ohne Unterbrechung und solange man möchte. Das ist ein unwahrscheinlich produktives Arbeiten.“ 

Dieses selbstbestimmte Arbeiten soll sich auch in Asanas Projekt Management Tool wiederfinden und Anwendern wie Kunden den Arbeitsalltag erleichtern. Aber für Lisa Föll bedeutet New Work nicht nur schnell auf Innovationen zu reagieren und sie im Job zu integrieren, sondern auch, den Anforderungen von Arbeitnehmern gerecht zu werden: Flexibles Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit, Zugang zu mehr Informationsquellen, Kollaboration mit Kollegen und Co-Workern sowie iterative Kollaboration im Sinne von sich wiederholenden Arbeitsabläufen bis am Ende das fertige Produkt oder Projekt steht. Durch ein Tool wie Asana in einer Organisation erwachen diese Anforderungen zum Leben. 

Die bei der Messe Düsseldorf gelebte Form von New Work gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, berufliche und private Interessen durch eine freiere Zeiteinteilung und Arbeitsortwahl besser zu vereinbaren. „Das bedeutet nicht nur eine Flexibilisierung für die Mitarbeitenden, sondern auch, dass neue Arbeitsweisen eingeführt und gelebt werden müssen,“ resümiert Dirk Zschommler. Ihm ist es wichtig, einen Dialog zu diesen Themen zu führen. „Durch Work-Management-Tools wird die Kommunikation untereinander offener und transparenter. Das kann Türen und Tore öffnen, um die bestmögliche Arbeitsweise für die jeweilige Lebenssituation zu finden.“ Die Einführung des Tools hat bereits zu einem flexibleren Arbeiten beigetragen – und die Teamkultur dennoch nicht aus den Augen verloren.

Ein Gespräch unter Kollegen am Kaffeeautomaten ersetzt Asana natürlich nicht. Aber da ist schnell Abhilfe geschaffen: Kolleginnen und Kollegen der Messe Düsseldorf haben im ersten Lockdown kurzerhand verschiedene neue virtuelle Meeting-Formate ins Leben gerufen, wie beispielsweise eine regelmäßige virtuelle Kaffeerunde zum Wochenstart.

Service-Info: Weitere spannende Insights von Asana zu diesem Best Case der Messe Düsseldorf, zur Einführung neuer Tools sowie Tipps zur Umsetzung von New Work in Unternehmen, gibt es am  20. Juni um 14.15 Uhr beim NWX22 Festival in der Hamburger Elbphilharmonie. Sichere Dir jetzt Dein Ticket.

Wer bis dahin nicht warten kann, findet hier weitere Infos