Ein Gastbeitrag von Thomas Gronbach / Asana

Weckruf für mehr Strategiearbeit

Noch immer müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hierzulande zu viel Zeit für Emails, unproduktive Besprechungen und organisatorische Begleiterscheinungen ihrer Arbeit aufwenden. Das sind die Erkenntnisse aus dem aktuellen Bericht zur Anatomie der Arbeit unseres NWX22-Sponsors Asana*. In seinem Gastbeitrag stellt Thomas Gronbach von Asana den Bericht vor und plädiert für eine Neufokussierung unserer Prioritäten.  

"Unter “New Work” wird der Wandel der Arbeitswelt verstanden, der sich bereits seit einiger Zeit aufgrund Globalisierung und Digitalisierung vollzieht. In den letzten Jahren hat dieser Wandel eine starke Beschleunigung erfahren. Der Trend hin zu flexiblen Arbeitsmodellen, die dem Arbeitnehmer mehr Freiheiten, Entscheidungsspielräume und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten geben, wird oft im Zusammenhang mit Begriffen wie Open Desk Büros, Coworking, Work@home oder agilen Teams genannt. 

New Work bezieht den Mitarbeiter mehr in unternehmerische Entscheidungen ein, was zu höherer Motivation, Eigenverantwortung und Potentialentfaltung des Mitarbeiters führt. Familienfreundlichkeit, flache Hierarchien und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten gewinnen gegenüber klassischen Entscheidungskriterien wie Gehalt und Arbeitszeit zunehmend an Gewicht. Dies ist für die Gewinnung von Mitarbeitern ein wichtiger Faktor für Unternehmen geworden, der New Work-Konzepte durch Bereitstellung entsprechender Infrastruktur und Werkzeuge unterstützen bzw. überhaupt erst ermöglichen muss. Zusätzlich werden effizientere Arbeitsweisen unterstützt, die den Fokus auf das Wesentliche steigern. Trotzdem bleibt die eigentliche Arbeit zu tun und dazu gehen wir etwas weiter unten ins Detail.

Nicht jede Arbeit ist gleich

Weil nicht jede Arbeit gleich ist, unterscheiden wir bei Asana grundsätzlich zwischen drei Arten von Arbeit: fachliche, strategische und "Arbeit rund um die Arbeit". 

  • Qualifizierte bzw. fachliche Arbeit ist die, für die Sie eingestellt wurden, z.B. das Schreiben von Kampagnenbriefings oder die Entwicklung neuer Webanwendungen. Um diese Arbeit zu leisten, greifen Sie oft auf Ihre Ausbildung zurück. 
     
  • Strategische Arbeit beinhaltet Problemlösungen, den Umgang mit Unklarheiten oder die Festlegung und Abstimmung von Zielen. Dies ist oft die kognitiv anstrengendste Arbeit. Gleichzeitig hat sie aber auch oft den größten Einfluss auf Ihren Erfolg und den Ihres Teams.
     
  • Die "Arbeit rund um die Arbeit" umfasst etwa das Abrufen von E-Mails, die Suche nach Informationen und meistens unproduktive Besprechungen. Diese Arbeit bringt Sie nicht voran, sondern stiehlt Ihnen vorwiegend die Zeit, die Sie stattdessen für qualifizierte und strategische Arbeit aufwenden könnten.

Unsere brandneue Studie zur Anatomie der Arbeit hat ergeben, dass sich die Art und Weise, wie Wissensarbeiter diese Arbeiten ausüben, verändert hat. Dabei spielt das Konzept “New Work” eine bedeutende Rolle.

"Arbeit rund um die Arbeit" bleibt eine große Herausforderung

In den letzten zwei Jahren haben wir festgestellt, dass 60 Prozent der Zeit von Wissensarbeitern weltweit - das sind drei Arbeitstage pro Woche (!) - mit "Arbeit rund um die Arbeit" verschwendet wird. Dieser Wert ist in diesem Jahr zwar auf 58 Prozent gesunken und in Deutschland sogar nur 53 Prozent  - und damit geringer als in allen anderen Ländern -, aber absolut gesehen immer noch viel zu hoch.

Die Zeit, die Mitarbeiter in unnötigen Besprechungen verbringen, ist ebenfalls zurückgegangen - die Zeit für E-Mails hingegen gestiegen. Mehr als ein Drittel (38 Prozent) der Beschäftigten ruft außerhalb der Arbeitszeit mehr E-Mails ab als im letzten Jahr. In Deutschland sind das knapp über ein Drittel, weniger als in jedem anderen Land, aber insgesamt auch noch zu viel.

"Arbeit rund um die Arbeit" ist ortsunabhängig und hängt vielmehr von der Art und Weise ab, wie wir arbeiten, z. B. weil wir wieder mehr E-Mail nutzen. Dazu kommt, dass in größeren Unternehmen viele schädliche Auswirkungen von "Arbeit rund um die Arbeit" besonders stark wirken.

Schließlich richtet die "Arbeit rund um die Arbeit" vor allem bei Managern großen Schaden an: Sie verbringen 62 Prozent ihrer Zeit mit dieser Art Arbeit - das sind sechs Prozent mehr als die einzelnen Mitarbeiter. Daraus ergibt sich die dringende Notwendigkeit, Manager mit neuen Werkzeugen und Prozessen auszustatten, damit mehr Zeit mit der Führung und Inspiration ihrer Teams verbracht werden kann.

Deutsche Arbeitnehmer verbringen weltweit die meiste Zeit mit qualifizierter Arbeit

Während die "Arbeit rund um die Arbeit" in den letzten Jahren relativ konstant blieb, ist die Zeit für qualifizierte Arbeit gestiegen: Wissensarbeiter verbringen 27 Prozent mehr Zeit mit qualifizierter Arbeit als im letzten Jahr. Vor allem in Deutschland hat dieser Wert deutlich zugenommen: 40 Prozent in 2021 verglichen mit 29 Prozent in 2020.

Mitarbeiter glauben, dass sie ihre beste fachliche Arbeit ganz im Rahmen der New Work-Konzepte zu Hause leisten, wo sie sich besser konzentrieren können. Die hybriden New Work-Arbeitsformen, die sich in den letzten Jahren etabliert haben, könnten dies gut unterstützen. Die Vorteile zeigen sich unter anderem in der Termintreue. Da die Mitarbeiter bei fachlichem Arbeiten außerhalb des Büros konzentrierter und fokussierter arbeiten, halten sie ihre Termine besser ein - nur noch 15 Prozent der Termine werden nicht eingehalten, im Vergleich zu 26 Prozent im letzten Jahr.

Der Zeitaufwand für strategische Arbeit ist stark gesunken 

Am stärksten hat sich die Arbeit der Wissensarbeiter in Bezug auf die Zeit verändert, die sie für strategische Aufgaben aufwenden. Es werden weltweit beunruhigenderweise nur noch neun Prozent mit strategischer Arbeit verbracht im Vergleich zu 14 Prozent im letzten Jahr. In Deutschland hat sich dieser Anteil von 14 auf sieben Prozent sogar halbiert. Das ist weniger als in anderen Ländern und liegt vermutlich an der verringerten persönlichen Zusammenarbeit, verbunden mit verschiedenen Erschwernissen bezüglich langfristiger Planungen. 

Dies sollte ein Weckruf sein. Strategiearbeit ist die wichtigste Arbeit, die ein Unternehmen leistet. Wie der allseits bekannte Geschäftsgrundsatz "structure follows strategy" besagt, sind Prozesse, Routinen, Teams und Technologien auf die Strategie des Unternehmens ausgerichtet. Ein wesentlicher Fokus liegt dabei auf New Work-Arbeitskonzepten.

Obwohl sehr anstrengend und schwierig, ist Strategiearbeit extrem wichtig. Strategiearbeit ist kognitiv fordernd, vor allem, weil sie diffizile Abwägungen mit sich bringt: Es geht genauso sehr darum, was man tun sollte, wie um das, was man besser lassen sollte. 

Ein genauer Blick in den diesjährigen Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt mehrere Faktoren auf, warum Wissensarbeiter weniger Zeit für Strategiearbeit aufwenden: 

  1. Arbeitnehmer ziehen es vor, Strategiearbeit zusammen mit ihren Kollegen im Büro anzugehen. Dort können sie gemeinsam Brainstorming-Sitzungen durchführen.
     
  2. Solange keine nennenswerten Fortschritte bei der Verringerung der "Arbeit rund um die Arbeit" gemacht werden, wird strategische Arbeit weiterhin darunter leiden. Außerdem führt sie zu Burnout: 40 Prozent der Mitarbeiter sehen Burnout inzwischen als unvermeidlichen Teil des Erfolgs an. Burnout lähmt jedoch unsere kognitiven Fähigkeiten, strategische Arbeit überhaupt leisten zu können. Und steht im Gegensatz zu den Prinzipien, die sich wie oben beschrieben hinter New Work verbergen.
     
  3. Unternehmen unterstützen Strategiearbeit immer noch nicht optimal. Arbeitsprozesse müssen weiter verbessert und für die neuen dynamischen und hybriden Arbeitsweisen von heute und morgen zukunftssicher gemacht werden. Mitarbeiter schätzen, dass sie allein durch die Verbesserung der Arbeitsabläufe etwa eine Stunde pro Tag einsparen würden.

Fokus auf New Work unterstützt durch passende Werkzeuge

Die Ergebnisse aus der aktuellen Studie zur Anatomie der Arbeit bestätigen deutlich die Notwendigkeit für New Work-Konzepte im Unternehmen. New Work berührt die gesamte Arbeit, die in einem Unternehmen insgesamt geleistet wird, optimiert und vernetzt Einzelpersonen untereinander oder mit Teams, Teams mit anderen Teams oder ganze Abteilungen miteinander. Aus dem traditionellen Projektmanagement hat sich Work Management als agile Arbeitsform entwickelt, das die Arbeit in einem Unternehmens als Ganzes betrachtet und durch Work Management-Werkzeuge wie Asana effizient macht und unterstützt.

Fazit

Unsere Arbeitswelt hat sich in wichtigen Punkten verändert. Wir üben trotz des verstärkten Einzugs neuer New Work-Arbeitskonzepte immer noch dieselben Kerntätigkeiten aus - Facharbeit, Strategiearbeit und "Arbeit rund um die Arbeit" - wie in den vergangen Jahren. Aber die Art und Weise, wie wir diese Arbeit verrichten, hat sich verändert. Es gibt einige Lichtblicke - z.B. weniger Zeit, die wir in Besprechungen verbringen, und mehr Zeit für qualifizierte Arbeit -, aber es gibt auch Alarmsignale. Durch die Minimierung der Arbeit rund um die Arbeit, die Verbesserung der Prozesse und die Bekämpfung von Burnout - und insbesondere der falschen Vorstellung, dass Burnout eine notwendige Vorstufe zum Erfolg ist - können Unternehmen ihre Mitarbeiter besser für den Erfolg rüsten. New Work-Arbeitskonzepte haben daran einen wichtigen Anteil."

Service-Infos: 

*Info: Asana ist ein Work Management Werkzeug, das Projekte, Prozesse und Teams zusammenbringt. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können fokussiert und gemeinsam an Zielen, verschiedenen Projekten und täglichen Aufgaben arbeiten - immer mit dem gemeinsamen Blick darauf, Unternehmensziele zu erreichen. Asana schafft Klarheit mit Kontext für jede anstehende Aufgabe. Dies wiederum fördert die Team-Moral, weil jeder weiß, WER, WAS bis WANN machen muss, um auf Kurs zu bleiben. Mit Deutschem Rechenzentrum und DSGVO konform.